Hướng dẫn sử dụng máy photocopy cơ bản cho người mới

Máy photocopy là một trong những thiết bị văn phòng được sử dụng rộng rãi hiện nay. Cách sử dụng máy photo không quá khó, tuy nhiên đối với những người mới bắt đầu thì cũng sẽ không tránh khỏi những bỡ ngỡ và lo lắng ban đầu. Những hướng dẫn sử dụng máy photocopy cơ bản cho người mới dưới đây được chỉa sẻ bởi công ty Thiên Phú – nhà nhập khẩu và phân phối máy photocopy hàng đầu Việt Nam sẽ giúp bạn dễ dàng hơn với các thao tác trên loại thiết bị này.

Tìm hiểu chung về máy photocopy

Máy photocopy thường được cài đặt khá nhiều chức năng khác nhau đặc biệt là ở các dòng máy hiện đại. Vì vậy, để có thể thực hiện các thao tác sử dụng dễ dàng trên máy thì trước hết chúng ta cần tìm hiểu sơ qua phần lý thuyết về cấu tạo cũng như các phím chức năng trên máy, mỗi thương hiệu sẽ có chút khác biệt, nhưng những dòng máy phổ biến hiện nay là ricoh và toshiba, đa phần các công ty đều sử dụng 2 thương hiệu này.

Cấu tạo của máy photocopy

• Tìm hiểu cấu tạo của máy là điều cơ bản đầu tiên bạn cần quan tâm. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng nhận biết được vị trí của các nút điều khiển chức năng. Để từ đó dễ dàng hơn trong khi thực hiện các bước hướng dẫn sử dụng máy.

Các phím chức năng cơ bản đến nâng cao

Mỗi một dòng máy photocopy đều được thiết kế với nhiều chức năng khác nhau. Vì vậy, bạn cần nắm bắt được các phím chức năng của máy để dễ dàng sử dụng. Ban đầu, bạn nên ghi nhớ những bộ phím chức năng cơ bản và đơn giản rồi tiếp đến là những phím chức năng cao hơn. Bạn cần quan tâm nhớ vị trí cũng như chức năng cụ thể của từng phím. Điều đó sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc sử dụng. Một số phím cơ bản bạn cần nhớ trên máy photocopy:

• Màn hình cảm ứng trên máy được dùng để thực hiện các cài đặt cho người dùng. Thiết lập những chương trình copy và các tiện ích khác nhau,…
• Phím Box: dùng để vào chế độ Box
• Phím Access : Khai báo mật mã khi máy đang ở chế độ cài đặt mật khẩu.
• Phím Extra Scan: Dùng trong chế độ Extra Scan.
• Phím Copy: Dùng để vào chế độ Copy
• Phím Fax/ Scan : Dùng trong chế độ Fax/ Scan.

Nhận biết các chỉ báo hiển thị trên mặt điều khiển

• Nhận biết các chỉ báo có trên mặt điều khiển là điều rất cơ bản nhưng rất quan trọng. Nó sẽ giúp bạn chủ động trong việc sử dụng máy một cách an toàn và hiệu quả. Hơn nữa, bạn có thể phát hiện lỗi vận hành nhờ những chỉ báo này.

Các dạng thức mà bọn có thể sử dụng máy photocopy hiện nay

• Hiện nay ngoài dạng thức mua máy photocopy để sử dụng, thì để giúp các khách hàng – start up – chủ doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí đầu tư lớn, hoặc muốn sử dụng nhiều máy cùng 1 lúc nhưng chi phí quá lớn thì dạng thức cho thuê máy photocopy ra đời. Bạn có thể chọn thuê các loại máy photocopy đa chức năng của công ty Hưng Phúc Khang tại: https://hungphuckhang.com/cho-thue-may-photocopy/

Hướng dẫn sử dụng máy photocopy cơ bản

Bạn là người mới sử dụng máy photocopy? Bạn hoàn toàn lúng túng trước những chiếc máy hiện đại như thế? Đừng quá lo lắng. Nó không khó như bạn nghĩ. 8 bước sử dụng máy photo cơ bản dưới đây sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc sử dụng chiếc máy photo của mình.

Bước 1: Khởi động máy

• Đầu tiên, bạn hãy kiểm tra xem đã cấp nguồn điện cho máy photocopy chưa. Nếu rồi thì bạn tiếp tục bấm vào nút nguồn của máy để khởi động máy.
• Một điều bạn cần lưu ý trước khi nhấn nút khởi động máy là kiểm tra bộ phận khay giấy. Hãy đảm bảo khay đã được đặt giấy chất lượng và phù hợp.

Bước 2: Đặt tài liệu bạn cần photo lên trên mặt kính

• Nhấc vỏ trên giống như nắp đậy của máy lên, để mặt tài liệu của bạn lên trên kính. Bạn sẽ thấy dấu hiệu hướng dẫn trỏ tới nơi vị trí của tài liệu ở các cạnh của kính. Nếu máy photo có một nạp tài liệu thay vì một trang bìa trên trục lăn thì bạn sẽ không nhấc nạp tài liệu trên trục lăn mà đặt tài liệu trong chỗ nạp liệu.

Bước 3: Hạ nắp máy photocopy xuống

• Bạn nên tiến hành hạ lên trục lăn nếu không sử dụng một khay nạp tài liệu.

Bước 4: Chọn màu sắc, số lượng bạn sao cần thực hiện

• Bạn quan sát bảng điều khiển sẽ thấy các nút chức năng báo màu sắc và số lượng. Bạn chỉ cần bấm đúng theo hướng dẫn của bảng điều khiển là được.
• Bảng điều khiển của máy photo sẽ gồm một màn hình hiển thị cho thấy số lượng các bản sao sẽ được sản xuất. Nó có thể là một bàn phím số để chọn số lượng hoặc có thể là các dấu cộng trừ, mũi tên lên xuống để thay đổi số lượng bạn sao bạn cần.

Bước 5: Chọn kích thước giấy

• Việc chọn đúng kích thước giấy là rất quan trọng. Hầu hết các loại máy photocopy sẽ có ít nhất hai khay giấy, một với 8 1/ 2 – inch giấy 14 – inch và với 8 1/ 2 – inch giấy 11 – inch.
• Hầu hết các máy photocopy cũng có một khay “paper bypass” cho phép bạn chèn một tờ giấy có kích thước đặc biệt. Bạn sẽ cần phải đặt giấy đặc biệt trực tiếp trong một trong những khay giấy chính nếu phải thực hiện nhiều bản sao trên một kích thước đặc biệt hoặc giấy có màu sắc đặc biệt.

Bước 6: Điều chỉnh kích thước theo ý muốn

• Máy photocopy có các nút cài sẵn cho 50%, 150% hay 200% nên bạn có thể cần phải thiết lập hoặc điều chỉnh tỷ lệ phần trăm bằng cách sử dụng một bàn phím số.

Bước 7. Sử dụng các chức năng khác

• Công việc này khá quan trọng đối với nhiều người trong trường hợp sản xuất bản sao hai mặt, sao chép hai tài liệu gốc trên một trang, đối chiếu.

Bước 8: Nhấn nút copy

• Sau khi hoàn thành tất cả những bước trên cũng như các yêu cầu của bản photo thì chúng ta sẽ nhấn nút copy. Đây là bước cuối cùng trong quy trình hướng dẫn sử dụng máy photo. Ở bước này bạn chỉ cần nhấn nút copy hoặc Start để quá trình photo được bắt đầu. Khi đó bạn sẽ thấy những bản tài liệu chạy ra ở phía dưới máy. Bạn có thể đứng ở đó để kiểm tra bản photo đã đạt yêu cầu chưa. Nếu có lỗi thì có thể kịp thời sửa ngay tức thì.

Một số lưu ý khi sử dụng máy photocopy

Cách sử dụng máy photocopy khá đơn giản nếu bạn dành chút thời gian để tìm hiểu. Tuy nhiên, để máy hoạt động hiệu quả và có độ bền sử dụng lâu hơn thì bạn nên chú ý một vài điểm sau:

• Không nên tắt bật máy liên tục.
• Khi không có nhu cầu sử dụng máy thường xuyên thì bạn nên học cách tắt máy để tiết kiệm điện cũng như bảo vệ máy.
• Đặt máy ở vị trí thích hợp, tránh ánh nắng tiếp xúc trực tiếp hay nhiệt độ quá cao.
• Không nên vận hành máy liên tục và quá công suất giới hạn.
• Đảm bảo nguồn điện cung cấp luôn ổn định.
• Hãy giữ nguyên máy trong khoảng 2 tiếng khi mới mua về, không nên sử dụng ngay.

Trên đây là chia sẻ của Commodorebook về những hướng dẫn sử dụng máy photocopy cơ bản cho người mới. Hi vọng, bài viết đã giúp bạn dễ dàng hơn với những thao tác trên loại thiết bị này. Nó hoàn toàn không khó khăn gì, chỉ cần bạn dành ít thời gian tìm hiểu và sử dụng thì bạn hoàn toàn có thể làm chủ nó. Nếu còn có thắc mắc gì trong vấn đề này thì hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp cụ thể nhất nhé. Chúc bạn sử dụng máy photocopy thành thạo.